Verfahrensdokumentation

Ein wichtiger Bestandteil der ganzheitlichen Betrachtung des Zahlungsverkehrs in Ihrem Unternehmen bilden die betriebsprüfungsrelevanten Vorgänge die zu Zahlungseingängen und Zahlungsausgängen in Barkassen oder auf Bankkonten führen.

• Aus den GoBD, den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff ergibt sich für jedes buchführungs- und aufzeichnungspflichtige Unternehmen in Deutschland die Pflicht zur Verfahrensdokumentation. Unter 10.1 „Verfahrensdokumentation“ Rn. 151 der GoBD heißt es „[…] muss für jedes Datenverarbeitungs-System eine übersichtlich gegliederte Verfahrensdokumentation vorhanden sein, aus der Inhalt, Aufbau, Ablauf und Ergebnisse des Datenverarbeitungs-Verfahrens vollständig und schlüssig ersichtlich sind.
• Liegt keine Verfahrensdokumentation zur Betriebsprüfung vor kann ein formeller Mangel festgestellt werden. Formelle Mängel lassen Anlass zu sachlichen Beanstandungen des Ergebnisses der Buchführungen oder der Aufzeichnungen entstehen. Als eine Folge dessen kann das der Besteuerung zu Grunde liegende Ergebnis auch ohne ausdrückliche Beweise, durch Hinzuschätzung, festgestellt werden.
• Damit die Verfahrensdokumentation eine angemessene Grundlage darstellt ist sie in der Form zu erstellen, dass ein sachkundiger Dritter in angemessener Zeit das System nachvollziehen kann und somit einen Nachweis für die Einhaltung der Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung der Bücher erhält.

Sie erhalten Unterstützung bei der Dokumentation relevanter Prozesse:
Dabei betrachten wir gemeinsam mit Ihnen alle für die o. g. Prozesse relevanten Systeme Ihres Unternehmens. Angefangen von der Finanzbuchhaltung und Lohnbuchhaltung, über Warenwirtschaftssysteme und Zeiterfassungen, bis hin zu Dokumentenmanagementsystemen und den Schnittstellen zwischen den Systemen.

Anschließend unterstützen wir Sie bei der Erstellung aller erforderlichen Bestandteile der Verfahrensdokumentation, wie der Anwender- und Systemdokumentation, der Beschreibung der Verantwortlichkeiten und deren Tätigkeitsbeschreibungen sowie weiteren Betriebsdokumentationen und berücksichtigen auch die Vorgaben der Datenschutzgrundverordnung, DSGVO.

Bitte nehmen Sie Kontakt zu Protacon auf, damit wir gemeinsam die passgenauen Maßnahmen besprechen können.